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Organiser un événement

Tout organisateur (personne physique, société, Asbl, comité ou association, …) d’évènement (manifestation sportive, événementielle, culturelle, folklorique,…) de petite ampleur se déroulant sur le domaine public - ou ouvert à tout public - est tenu, au plus tôt 4 mois et au plus tard 40 jours calendrier avant l'événement d’introduire une demande d’autorisation/déclaration officielle auprès du service Fêtes et Manifestations.

En pratique que dois-je faire ?

Pour tous les évènements, la demande d’autorisation/déclaration doit toujours comporter :

• le formulaire ad hoc
• un programme complet et détaillé des activités (plages horaires pour le montage et le démontage des installations temporaires, pour le nettoyage, prestations diverses et variées concernant les animations, …)
• un plan d’implantation reprenant l’ensemble des infrastructures temporaires accompagné d’une légende

Pour les évènements itinérants :

• une liste des rues empruntées ainsi qu’un itinéraire cartographié reprenant le nombre et la position des signaleurs.
Les documents à joindre par la suite (documents à obtenir au préalable de l’autorisation de l’autorité communale) :
• les autorisations requises déjà obtenues (domaine privé, DGTA, …)
• les attestations d’assurances spécifiques (R.C. organisateur/familiale, …)
• les plans de sécurité, mobilité, …
• autres …

Il est OBLIGATOIRE de joindre le formulaire de demande d’autorisation/déclaration dûment complété, daté et signé dans son intégralité (les rubriques qui ne concernent pas l’évènement peuvent simplement être barrées). En fonction du type de manifestation et selon son ampleur, une rencontre sera parfois nécessaire.

Par exemple, il peut s’agir :

- Une réunion de coordination avec les disciplines concernées : pour une manifestation de grande envergure (rassemblant un nombre important de personnes, le montage d’infrastructures provisoires, des épreuves à caractère sportif, …
- une rencontre informelle : pour une petite manifestation de type souper de quartier, blind-test, fête des voisins, dans un lieu clos et couvert (si risque de gestion de foule et/ou de circulation), sur invitation et réservation préalables, balade gourmande ou marche ADEPS, …

Une fois le dossier administratif complet, il est transmis par le service Fêtes et Manifestations aux disciplines (police, incendie, médical, …) concernées pour analyse. Une fois cette 1ère étape franchie, les résultats de cette analyse seront centralisés au service Fêtes et Manifestations qui se chargera d à son tour d’informer les instances décisionnelles compétentes (Bourgmestre, Collège et/ou Conseil communal). La dernière étape quant à elle consistera pour le service Fêtes et Manifestations à rédiger la/les différente(s) autorisation(s)/refus et à la/les notifier au(x) demandeur(s).

Comment dois-je introduire ma demande ?

Par courrier électronique à : manifestations@olln.be (en joignant obligatoirement les pièces utiles à l’analyse de la demande).
Par voie postale à : Espace Cœur de Ville, 2, 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve

La Ville met-elle du matériel à disposition des organisateurs ?

Dans certains cas et selon des conditions spécifiques, la Ville peut mettre à disposition gratuitement et/ou octroyer un subside pour du matériel (location).
Pour plus d’informations, veuillez contacter le service Fêtes et Manifestations. (010/43.61.60 - manifestation@olln.be)

 

Liens:

Check list Food Truck

Memento PMR

Règlement caution

Demande d''autorisation organisation d'événement

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