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Organiser un événement

Certains évènements nécessitent de demander une autorisation ou de faire une déclaration préalable auprès du service Fêtes et Manifestations.

Dans quels cas devez-vous demander une autorisation ?

Si l’évènement est organisé sur la voie publique (voie ouverte à la circulation publique par terre. Qu’elle soit située sur un terrain public ou privé pour autant que le caractère privatif du lieu ne soit pas signalé).

Si l’évènement est organisé sur des lieux publics (ensemble formé par la voie publique, les terrains ouverts au public et les terrains non publics ouverts à un certain nombre de personnes) et que l’évènement occasionne un encombrement de la voie publique et/ou entraîne une diminution de la commodité et/ou de la sécurité de passage.

L’occupation de la voirie communale implique dans certains cas, le paiement d’une caution (Règlement cautionnement).

Dans quel cas devez-vous déclarer votre évènement ?

Si l’évènement est organisé sur des lieux privés accessibles au public et qu’il occasionne une gestion de foule et/ou de circulation routière.

Cas particuliers :

Certain(e)s évènements/activités ne nécessitent pas d’obtenir une autorisation ou même d’être déclarées à la Ville : balade à vélo, marche, jogging, action de sensibilisation, etc. qui rencontrent simultanément les conditions reprises cidessous :

Respect du Code de la route et ;

Pas de dispositif particulier (installations temporaires, placement d’une signalisation routière) et ;

Pas de privatisation et/ou d’encombrement de la voie publique.

Pour les évènements ci-dessous qui sont soumis à des réglementations particulières, les organisateurs sont invités à prendre contact directement avec le service Fêtes et Manifestations :

Les courses cyclistes et les épreuves toutterrain pour lesquelles un classement et/ou un enregistrement du temps serait lié à certaine (s) partie (s) de celles-ci

Les tournages de films, photographies et prises de son

Les artistes ambulants et de cirques, les cascadeurs, les adeptes de la pratique dite du "parkour" ou "free running" et tous autres assimilés

Comment demander une autorisation et/ou déclarer votre évènement ?

Pour tous les évènements (statiques et/ou itinérants), la demande d’autorisation/déclaration doit toujours comporter :

le formulaire ad hoc dûment complété, daté et signé dans son intégralité (les rubriques qui ne concernent pas l’évènement peuvent simplement être barrées) ;

un programme complet et détaillé des activités (plages horaires pour le montage et le démontage des installations temporaires, pour le nettoyage, prestations diverses et variées concernant les animations, …) ;

un plan d’implantation reprenant l’ensemble des infrastructures temporaires accompagné d’une légende.

2. Pour les évènements itinérants (uniquement):

une liste des rues empruntées ainsi qu’un itinéraire cartographié reprenant le nombre et la position des signaleurs.

Suite à la réception de votre dossier et après analyse de celui-ci, le service Fêtes et Manifestations pourra vous demander de leur fournir plusieurs documents tels que : attestations d’assurances, autorisations déjà reçues, plans de sécurité, etc.

Conformément aux articles 4 et 32 du Règlement général de police administrative, ces démarches doivent être introduites au minimum 4 mois et maximum 40 jours avant l’évènement.

Comment dois-je introduire ma demande ?

Par courrier électronique à : bWFuaWZlc3RhdGlvbnNAb2xsbi5iZQ== (en joignant obligatoirement les pièces utiles à l’analyse de la demande).

Par voie postale à : Espace Cœur de Ville, 2, 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve

La Ville met-elle du matériel à disposition des organisateurs ?

Dans certains cas et selon des conditions spécifiques, la Ville peut mettre à disposition du matériel gratuitement et/ou octroyer un subside pour la location de matériel.

Pour plus d’informations, veuillez contacter le service Fêtes et Manifestations : 010/43.61.60 - bWFuaWZlc3RhdGlvbnNAb2xsbi5iZQ==" target="_blank">bWFuaWZlc3RhdGlvbnNAb2xsbi5iZQ==. Vous avez aussi la possibilité de consulter le règlement pour prêt et subventionnement de matériel.

Liens:

Check list Food Truck

Memento PMR

Règlement caution

Demande d''autorisation organisation d'événement

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