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Organiser un évènement

Certains évènements nécessitent de demander une autorisation ou de faire une déclaration préalable auprès du service Fêtes et Manifestations.

Dans quels cas devez-vous demander une autorisation ?

⇒ Si l’évènement est organisé sur la voie publique (voie ouverte à la circulation publique par terre. Qu’elle soit située sur un terrain public ou privé pour autant que le caractère privatif du lieu ne soit pas signalé).

⇒ Si l’évènement est organisé sur des lieux publics (ensemble formé par la voie publique, les terrains ouverts au public et les terrains non publics ouverts à un certain nombre de personnes) et que l’évènement occasionne un encombrement de la voie publique et/ou entraîne une diminution de la commodité et/ou de la sécurité de passage.

L’occupation de la voirie communale implique dans certains cas, le paiement d’une caution (Règlement cautionnement).

Dans quel cas devez-vous déclarer votre évènement ?

Si l’évènement est organisé sur des lieux privés accessibles au public et qu’il occasionne une gestion de foule et/ou de circulation routière.

Cas particuliers :

Certain(e)s évènements/activités ne nécessitent pas d’obtenir une autorisation ou même d’être déclarées à la Ville : balade à vélo, marche, jogging, action de sensibilisation (sauf ONG), etc. qui rencontrent simultanément les conditions reprises ci-dessous :

  • Respect du Code de la route et ;
  • Pas de dispositif particulier (installations temporaires, placement d’une signalisation routière) et ;
  • Pas de privatisation et/ou d’encombrement de la voie publique.

 

Pour les évènements ci-dessous qui sont soumis à des réglementations particulières, les organisateurs sont invités à prendre contact directement avec le service Fêtes et Manifestations :

 

Comment demander une autorisation et/ou déclarer votre évènement ?

⇒ Pour tous les évènements (statiques et/ou itinérants), la demande d’autorisation/déclaration doit toujours comporter :

  • le formulaire de demande d'autorisation ou déclaration d'organisation d'évènement dûment complété, daté et signé dans son intégralité (les rubriques qui ne concernent pas l’évènement peuvent simplement être barrées) ;
  • un programme complet et détaillé des activités (plages horaires pour le montage et le démontage des installations temporaires, pour le nettoyage, prestations diverses et variées concernant les animations, …) ;
  • un plan d’implantation reprenant l’ensemble des infrastructures temporaires accompagné d’une légende indiquant leur dimensionnement et la distanciation entre elles.

 

⇒ Pour les évènements itinérants (uniquement):

  • une liste des rues empruntées ainsi qu’un itinéraire cartographié reprenant le nombre et la position des signaleurs.

 

Suite à la réception de votre dossier et après analyse de celui-ci, le service Fêtes et Manifestations pourra vous demander de leur fournir plusieurs documents tels que : attestations d’assurances, autorisations déjà reçues, plans de sécurité, etc.

Conformément aux articles 4 et 32 du Règlement général de police administrative, ces démarches doivent être introduites au minimum 4 mois et maximum 40 jours avant l’évènement.

Comment dois-je introduire ma demande ?

Par courrier électronique à : bWFuaWZlc3RhdGlvbnNAb2xsbi5iZQ== (en joignant obligatoirement les pièces utiles à l’analyse de la demande).

Par voie postale à : Espace Cœur de Ville, 2, 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve

La Ville met-elle du matériel à disposition des organisateurs ?

Dans certains cas et selon des conditions spécifiques, la Ville peut mettre à disposition du matériel gratuitement et/ou octroyer un subside pour la location de matériel.

Pour plus d’informations, veuillez contacter le service Fêtes et Manifestations : 010/43.61.60 - bWFuaWZlc3RhdGlvbnNAb2xsbi5iZQ==

Vous avez aussi la possibilité de consulter le règlement pour prêt et subventionnement de matériel.

Liens:

Check list Food Truck

Memento PMR

Règlement de police relatif à la protection contre l'incendie et l'explosion pour la zone de secours du BW 

Règlement redevance pour raccordement cabines électriques 

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