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Organiser un évènement

Certains évènements nécessitent de demander une autorisation ou de faire une déclaration préalable auprès du service Fêtes et Manifestations.

Dans quels cas devez-vous demander une autorisation ?

⇒ Si l’évènement est organisé sur la voie publique (voie ouverte à la circulation publique par terre. Qu’elle soit située sur un terrain public ou privé pour autant que le caractère privatif du lieu ne soit pas signalé).

⇒ Si l’évènement est organisé sur des lieux publics (ensemble formé par la voie publique, les terrains ouverts au public et les terrains non publics ouverts à un certain nombre de personnes) et que l’évènement occasionne un encombrement de la voie publique et/ou entraîne une diminution de la commodité et/ou de la sécurité de passage.

L’occupation de la voirie communale implique dans certains cas, le paiement d’une caution (Règlement cautionnement).

Dans quel cas devez-vous déclarer votre évènement ?

Si l’évènement est organisé sur des lieux privés accessibles au public et qu’il occasionne une gestion de foule et/ou de circulation routière.

Cas particuliers :

Certain(e)s évènements/activités ne nécessitent pas d’obtenir une autorisation ou même d’être déclarées à la Ville : balade à vélo, marche, jogging, action de sensibilisation (sauf ONG), etc. qui rencontrent simultanément les conditions reprises ci-dessous :

  • Respect du Code de la route et ;
  • Pas de dispositif particulier (installations temporaires, placement d’une signalisation routière) et ;
  • Pas de privatisation et/ou d’encombrement de la voie publique.

 

Pour les évènements ci-dessous qui sont soumis à des réglementations particulières, les organisateurs sont invités à prendre contact directement avec le service Fêtes et Manifestations :

 

Comment demander une autorisation et/ou déclarer votre évènement ?

⇒ Pour tous les évènements (statiques et/ou itinérants), la demande d’autorisation/déclaration doit toujours comporter :

  • le formulaire de demande d'autorisation ou déclaration d'organisation d'évènement dûment complété, daté et signé dans son intégralité (les rubriques qui ne concernent pas l’évènement peuvent simplement être barrées) ;
  • un programme complet et détaillé des activités (plages horaires pour le montage et le démontage des installations temporaires, pour le nettoyage, prestations diverses et variées concernant les animations, …) ;
  • un plan d’implantation reprenant l’ensemble des infrastructures temporaires accompagné d’une légende indiquant leur dimensionnement et la distanciation entre elles.

 

⇒ Pour les évènements itinérants (uniquement):

  • une liste des rues empruntées ainsi qu’un itinéraire cartographié reprenant le nombre et la position des signaleurs.

 

Suite à la réception de votre dossier et après analyse de celui-ci, le service Fêtes et Manifestations pourra vous demander de leur fournir plusieurs documents tels que : attestations d’assurances, autorisations déjà reçues, plans de sécurité, etc.

Conformément aux articles 4 et 32 du Règlement général de police administrative, ces démarches doivent être introduites au plus tôt 4 mois et au plus tard 40 jours avant l’évènement.

Comment dois-je introduire ma demande ?

Par courrier électronique à : bWFuaWZlc3RhdGlvbnNAb2xsbi5iZQ== (en joignant obligatoirement les pièces utiles à l’analyse de la demande).

Par voie postale à : Espace Cœur de Ville, 2, 1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve

La Ville met-elle du matériel à disposition des organisateurs ?

Dans certains cas et selon des conditions spécifiques, la Ville peut mettre à disposition du matériel gratuitement (un conteneur : 6 tonnelles 3x3 mètres, 30 tables de brasseur et 34 bancs de brasseur) et/ou octroyer un subside pour la location de matériel.

Pour plus d’informations, veuillez contacter le service Fêtes et Manifestations : 010/43.61.60 - bWFuaWZlc3RhdGlvbnNAb2xsbi5iZQ==

Vous avez aussi la possibilité de consulter le règlement relatif à l'octroi de subventions communales.

Vous souhaitez faire connaître votre événement ?

Adressez votre demande au destinataire suivant :

Décrivez votre événement en quelques lignes (n’oubliez pas les informations pratiques : heure, lieu, prix, numéro de téléphone, site web, adresse mail pour les renseignements, lien éventuel pour les réservations, etc.). Joignez un visuel d’un poids suffisant (1Mo) au format PNG (dans le cas d'une illustration) ou JPEG (dans le cas d'une photo). 

Liens:

Check list Food Truck

Memento PMR

Règlement de police relatif à la protection contre l'incendie et l'explosion pour la zone de secours du BW 

Règlement redevance pour raccordement cabines électriques 

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