Secrétaire de direction (H-F-X)

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Description de l’ASBL, institution

Le Relais Social de la Province du Brabant wallon est une structure reconnue et subventionnée par la Région wallonne selon :
• Le Code wallon de l’Action sociale et de la Santé (article 48 à 65)
• Le Code réglementaire de l’Action sociale et de la Santé (article 39 à 68) relatif à la reconnaissance et au subventionnement des Relais Sociaux.

Son objectif est la lutte contre l’exclusion sociale des personnes en grande précarité via notamment :
• La coordination des acteurs (publics et privés) impliqués dans le secteur de la lutte contre l’exclusion sociale, c’est-à-dire leur mise en réseau et son soutien.
• Un rôle d’observatoire de la grande précarité du social
• Le subventionnement de projets émanant des besoins du terrain

Le Relais Social permet d'impulser des projets partenariaux visant à répondre aux situations de précarité sociale et d’apporter une plus-value au dispositif existant.

Poste à pourvoir

Type de contrat : Contrat à durée indéterminée.

Temps de travail : mi-temps 19h/semaine (présence au moins 3 jours par semaine sur place indispensable).

Horaire : Flexible de type administratif.

Conditions salariales : Barème CP 329.02.

Poste à pourvoir début janvier 2022.

Lieu de travail : Avenue Henri Lepage 5, 1300, Wavre

Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience

MISSIONS DEVOLUES :

Tâches liées au secrétariat général:

•  Gestion du courrier entrant / sortant et des e-mails ;
• Accueil et gestion des appels téléphoniques et dispatching ;
• Mise en page de documents : graphiques, rapports, invitations, …;
• Gestion des différentes échéances (liées aux justificatifs, aux paiements des subventions, …) ;
• Réponse aux candidatures spontanées ;
• Tenue de l’agenda des activités transversales ;
• Prise de notes en réunion ; Retranscription de notes et rédaction de procès-verbaux ;
• Préparation des documents utiles à l’inspection financière, dans le respect des délais prescrits ;
• Gestion des dossiers liés au personnel en collaboration avec le secrétariat social ;
• Préparation, en collaboration avec le(la) coordinateur général(e), des conventions annuelles des projets subventionnés ;
•  Relecture orthographique des rapports.

Tâches liées à l’obligation relative aux marchés publics :

•  Actualisation des connaissances personnelles en la matière ;
•  Rédaction des appels d’offre, élaboration des critères d’attribution avec les membres de l’équipe concernés, dépouillement des offres, comparatifs et préparation de la délibération de l’Assemblée Générale, du Conseil d’administration ;
• Gestion des frais de fonctionnement et rédaction du rapport pour les administrateurs.

Tâches liées à la comptabilité :

• Encodage des données dans le logiciel comptable et collaborations avec le Trésorier ;
• Gestion des extraits de comptes, des factures, mandats de paiement, déclarations de créance;
• Gestion de l’enveloppe des frais de fonctionnement en collaboration avec le(la) coordinateur(trice) ;

Tâches liées à la fonction de responsable de la communication

• Organisation des formations : invitation, salle, catering, envoi de l’invitation, gestion des inscriptions, contact avec les formateurs / les participants, évaluation ;
• Organisation des événements de l’association : colloques, journées d’échanges, réunions thématiques, conférences de presse ;
• Aide à la réalisation de dépliants et autres outils de communication;
• Soutien dans la réalisation de la newsletter de l’association ;
• Gestion de la boite « info » de l’association : réponse, dispatching aux membres de l’équipe, suivi ;
• Soutien dans la gestion, alimentation et actualisation de la page Facebook et du site internet.

Tâches liées à la logistique de l’association :

• Recensement des difficultés, prise de contact et suivi en vue de la résolution des problèmes au niveau de la maintenance informatique, de la téléphonie, de la maison ;
• Recensement des besoins et commande des fournitures quotidiennes et des petites fournitures de bureau ;

COMPETENCES :

Savoirs :

Bonne connaissance des matières suivantes :
• Du Code wallon de l’Action sociale et de la Santé (article 48 à 65) ;
• Du Code réglementaire de l’Action sociale et de la Santé (article 39 à 68) relatif à la reconnaissance et au subventionnement des Relais Sociaux ;
• Connaissance du fonctionnement des a.s.b.l. ;
• Connaissance générale de la Province du Brabant wallon ;
• Maîtrise des lois spécifiques et des procédures administratives.


Est un plus :
• Connaissance en gestion des ressources humaines
• Compétences dans des outils de communication (site internet, Facebook, newsletter)
• Connaissance du secteur de la grande précarité

Savoir-faire :

• Capacité à structurer et à organiser son travail en tenant compte des échéances, des urgences, … ;
• Capacité à gérer et à organiser des agendas ;
• Capacité à planifier et gérer les tâches multiples et variées ;
• Communiquer les informations en temps utiles ;
• Bonne capacité rédactionnelle ;
• Orthographe irréprochable ;
• Faire preuve de proactivité et d’anticipation ;
• Très bonne connaissance pratique des outils informatiques : Windows et suite Office. La maîtrise d’outils infographiques est un atout ;
• Excellente maîtrise de la mise en page ;
• Connaissance (générale) des obligations relatives aux marchés publics ;
• Organisation, rigueur et autonomie dans le travail / Articulation de son travail avec celui de l’équipe.

Savoir-être :

• Discrétion et non-jugement ;
• Disponibilité, ouverture d’esprit et facilité d’intégration dans une équipe ;
• Excellente organisation et esprit de synthèse ;
• Prise de recul par rapport aux sollicitations diverses et bonne résistance au stress ;
• Capacité à discerner l’essentiel de l’accessoire;
• Bonne faculté d’adaptation aux situations imprévues ;
• Dynamisme et enthousiasme ;
• Autonomie et flexibilité dans le travail ;
• Sociabilité ;
• Diplomatie ;
• Aptitude à bien communiquer ;
• Rigueur ;
• Ponctualité ;
• Esprit d'analyse ;
• Capacité de remise en question ;
• Créativité.

CONDITIONS D’ACCES

• Être titulaire d’un graduat ou baccalauréat en secrétariat de direction.Tout autre graduat avec expérience utile dans la fonction.
• Avoir 5 ans d’expérience dans la fonction.
• Disposer d’un permis de conduire est un plus.

Comment postuler

Candidatures avec CV et lettre de motivation à adresser, UNIQUEMENT PAR MAIL, à Maëlle Dewaele, chargée de projet RSBW : cnNidy5yZWNydXRlbWVudEBnbWFpbC5jb20=

Les candidatures seront prises en compte jusqu’au 22 novembre 2021.

Pré-sélection sur base du CV.

Epreuve écrite le 29/11/21 au matin (lieu communiqué par mail)
Epreuve orale le 9/12/21 dans l’après midi (lieu communiqué par mail)

Le candidat retenu sera amené à se présenter devant les membres de l’organe d’administration.

Date de clôture des candidatures : 22/11/21

N'oubliez surtout pas de faire référence au Guide Social lors de l'envoi de votre candidature : c'est déjà un gage de sérieux de votre part.