Antenne administrative / Service des Etrangers
Affichage pour les mal voyants

Antenne administrative
1, Voie des Hennuyers
1348 Louvain-la-Neuve
Responsable Dominique GUSTIN (Chef des Services démographiques)
Responsable Renaud ROMAIN (Responsable cellule Service Etrangers)
Téléphone +32 (0) 10 43 61 50
Fax +32 (0) 10 43 61 59
E-mail nous contacter

Horaires
Lundi 12h30 - 19h00
Mardi 08h30 - 12h30
Mercredi 08h30 - 12h30
Jeudi 08h30 - 12h30
Vendredi 08h30 - 12h30

Le service ETRANGERS gère les dossiers des personnes de nationalités étrangères inscrites au registre des Etrangers, au registre d'Attente, en séjour touristique et réalise le suivi des dossiers de procédures de régularisation.

Les dossiers des ressortissants Etrangers inscrits au registre de la Population (carte C, D, E+ ou F+) sont gérés par le service POPULATION situé au Cœur de Ville, 2 à 1340 Ottignies (010/43.61.30 – population@olln.be).

Les demandes de nationalité Belge sont gérées par le service ETAT CIVIL situé au Cœur de Ville, 2 à 1340 Ottignies (010/43.61.20 – etatcivil@olln.be ).

Les PERMIS DE CONDUIRE sont uniquement possible à l’administration centrale sise au Cœur de Ville, 2 à 1340 Ottignies (010/43.61.40 – permisdeconduire@olln.be).

SERVICE DES ETRANGERS

Le service des Etrangers est compétent pour les démarches suivantes de :

  • Commande et délivrance des CARTES DE SEJOUR :
Tarifs des cartes de séjour (01/01/2018)  
carte de séjour A, B, C, D  24,00 €
carte de séjour E, F, E+, F+  20,80 €
carte en procédure urgente (3 jours ouvrables) 103,00 €
certificat d'identité pour enfants Etrangers de moins de  12 ans  10,00 €
attestation d'immatriculation ("carte orange")   6,00 €

La photo doit notamment respecter les critères suivants :
  • Elle doit dater de moins de 6 mois
  • Le visage doit représenter entre 70 et 80% de la surface de la photo
  • L'expression du visage doit être neutre : pas de sourcils froncés, la bouche fermée,
    pas de dents visibles, pas de grand sourire
  • La tête doit être entièrement visible, sans "accessoire" excepté pour des raisons
    médicales ou religieuses (toutefois, les yeux, le menton et les contours du visage
    doivent être visibles).
  • Le fond de la photo doit être clair, uni et sans ombre

  • Commande et délivrance des TITRES DE VOYAGE pour les réfugiés
    ou apatrides :
Tarifs des titres de voyage (01/01/2018)
 
Titre de voyage ADULTE 61,00 €
Titre de voyage MINEUR 41,00 €
Titre de voyage ADULTE en procédure urgente 230,00 €
Titre de voyage MINEUR en procédure urgente 210,00 €

Commande du titre de voyage : carte de séjour en cours de validité + 1 photo d'identité couleur récente avec " expression neutre/pas de sourire " + Paiement.
Pour la demande d’un titre de voyage pour mineur, la présence d’un parent ou tuteur est nécessaire.

Délivrance du titre de voyage : carte de séjour en cours de validité + attestation de commande du titre de voyage.

  • Domiciliation (voir en bas de page) et changement d'ADRESSE dans la Ville :

carte de séjour + 5€ + contrat de location + certificat d’immatriculation des véhicules*.

* voir "cartes de stationnement"

  • Délivrance de documents administratifs : certificat de résidence, composition de ménage, certificat de vie, historique des titres de séjours et des permis de travail.

Vous pouvez également imprimer vous-même vos certificats électroniques au moyen de votre e-ID et de votre code PIN via l’application MON DOSSIER sur le site http://www.ibz.rrn.fgov.be/fr/registre-national/mon-dossier/

  • Commande et délivrance de CASIER JUDICIAIRE.
    Prévoir un délai de traitement pour les casiers judiciaires destinés à un usage à l'étranger ou auprès d’une ambassade

  • Légalisation de signature : carte de séjour du signataire + 3€/légalisation.

    Uniquement pour les résidents domiciliés de la Ville.

  • Copie certifiée conforme : les documents originaux + les copies + carte de séjour + 3€/copie.

  • Autorisation de voyage / parentale : carte de séjour du signataire + 3€.

Si nécessaire, un formulaire type est disponible dans nos services.

  • Dépôt des certificats de vaccination.

  • PRISE EN CHARGE pour tourisme (annexe 3bis) : carte d’identité du garant + 3 dernières fiches de salaires + Avertissement Extrait de Rôle (A.E.R.) + lettre d’invitation (facultatif) + 15€.

Prévoir un délai de traitement du dossier si la demande de visa C n’est pas introduite dans un poste diplomatique belge.

Pour plus d’informations, consulter le site de l’Office des Etrangers (onglet " Court séjour en Belgique " > Engagement de prise en charge annexe 3bis) : https://dofi.ibz.be/sites/dvzoe/FR/Pages/home.aspx

  • PRISE EN CHARGE pour étudiant (annexe 32) : carte d'identité du garant + 3 dernières fiches de salaires + Avertissement Extrait de Rôle (A.E.R.) + 15€.
  • Montants mensuels nécessaires pour 2017-2018
    Pour le garant 1190,27 €
    Pour l'étudiant 654 €
    Par personne à charge supplémentaire 150 €
    Total 1844,27 €

    Pour plus d'informations, consulter le site de l’Office des Etrangers (onglet " Etudier en Belgique " > Engagement de prise en charge annexe 32) : https://dofi.ibz.be/sites/dvzoe/FR/Pages/home.aspx

    • Permis de travail :

    Légalisation des formulaires de demande de permis de travail :

    Formulaires pour les permis de travail  
    Région Wallonne
    http://emploi.wallonie.be/home/travailleurs-etrangers/permis-de-travail.html
    Région Bruxelles-Capitale
    http://werk-economie-emploi.brussels/fr_FR/permis-de-travail
    Région Flamande
    https://www.werk.be/online-diensten/werknemers-buitenlandse-nationaliteit

    Délivrance des permis de travail : carte de séjour + 1 photo du travailleur + ancien permis de travail + 3€.

    • Renseignements divers d'ordre administratif et extraits du registre des Etrangers.

    SERVICE ETRANGERS : 1ère INSCRIPTION EN BELGIQUE
    (PRIMO-ARRIVANTS ETRANGERS)


    Vous êtes un ressortissants Etrangers UE ou non-UE ?
    Il s'agit de votre premier séjour en Belgique ?
    Vous êtes touriste, étudiant, travailleur ou venez rejoindre votre famille ?

    Lisez attentivement les informations suivantes concernant la procédure d’inscription et les documents nécessaires à présenter le jour de votre inscription.

    AVIS AUX NOUVEAUX ARRIVANTS UE et non-UE

    HORAIRES D'INSCRIPTION AU SERVICE ETRANGERS DE LLN

      Début des inscriptions à Dernière inscription à
    Lundi 12h30 16h
    Mardi à vendredi 8h30 11h
     
    ATTENTION :

    En période de rentrée académique (de septembre à fin décembre), nous sommes dans l'obligation de limiter le nombre de tickets distribués. Il est donc vivement conseillé de se présenter suffisamment tôt pour prendre un ticket.
    Seules les personnes avec ticket seront reçues.
    Aucune exception ne sera faite.



    Documents à présenter lors de votre inscription
    Etudiants UE et Suisse

    Passeport ou carte d'identité
    Contrat de location
    2 photos d’identité récentes
    5€
    Inscription académique originale et définitive 2018-2019
    Carte européenne d’assurance-maladie ou mutuelle valable en Belgique

    Lettre d’échange ou d’acceptation (si étudiant en échange : Erasmus,...).
    Travailleur UE et Suisse salarié

    Passeport ou carte d'identité
    Contrat de location
    2 photos d’identité récentes
    5€

    Contrat de travail ou attestation patronale (annexe 19bis)
    Travailleur UE et Suisse indépendant

    Passeport ou carte d'identité
    Contrat de location
    2 photos d’identité récentes
    5€

    Inscription Banque Carrefour
    Famille UE et Suisse (Regroupement familial)

    Passeport ou carte d'identité
    Contrat de location
    2 photos d’identité récentes
    5€

    Acte de Naissance ou Acte de Mariage (avec légalisation)
    Etudiants non-UE

    Passeport et Visa D
    Contrat de location
    2 photos d'identité récentes
    5€
    Inscription académique originale et définitive 2017-2018
    Bourse d’études ou prise en charge (annexe 32)

    Lettre d’échange ou d’acceptation (si étudiant en échange : Erasmus,...) ou Autorisation d’inscription.
    Travailleurs non-UE salarié

    Passeport et Visa D
    Contrat de location
    2 photos d'identité récentes
    5€
    Permis de travail " B " ou Convention d’accueil ou Bourse de recherche post-doctorale
    Contrat de travail

    Attestation patronale (annexe 19bis)
    Travailleurs non-UE indépendant

    Passeport et Visa D
    Contrat de location
    2 photos d'identité récentes
    5€

    Carte professionnelle
    Famille NON-UE (Regroupement familial)

    Passeport et Visa D
    Contrat de location
    2 photos d'identité récentes
    5€

    Acte de Naissance ou Acte de Mariage (avec légalisation)
    Visa touristique

    Passeport avec Visa C ou carte de séjour d'un autre Etat membre
    2 photos d’identité récentes

    6€
    Autres situations
    Nous consulter (cas particuliers,...)

    1 photo d'identité supplémentaire sera nécessaire pour la commande du titre de séjour

    SERVICE ETRANGERS : DEMENAGEMENT depuis une autre commune belge
    (Etrangers avec carte de séjour)


    Vous étiez déjà inscrit dans une autre commune en Belgique et êtes en possession d'un titre ou d’un document de séjour et vous déménagez à Ottignies-Louvain-la-Neuve ?

    Lisez attentivement les informations suivantes concernant les documents nécessaires à présenter lors de votre demande de changement d’adresse.

    Votre carte de séjour est une ... Documents à présenter

    Carte E ou Attestation d'enregistrement (Annexe 8)

    Carte de séjour A, B ou F

    Passeport ou carte d'identité (uniquement UE)
    Contrat de location
    1 photo d’identité récente
    5€

    Certificat d’immatriculation*
    Annexe 19

    Passeport ou carte d'identité
    Contrat de location
    1 photo d’identité récente
    5€
    Certificat d’immatriculation*

    Documents demandés sur votre annexe 19
    Attestation d'Immatriculation (carte " orange ")

    Contrat de location
    1 photo d'identité récente
    5€
    Certificat d’immatriculation*
    Passeport (ou tenant-lieu)

    Document justificatif de l’obtention de l’attestation d’immatriculation (annexe 26, annexe 19ter, courrier de l’Office des Etrangers...)

    Annexe 35, Annexe 41bis,

    Annexe 15bis

    Passeport
    Contrat de location
    1 photo d'identité récente
    5€
    Certificat d’immatriculation

    Dossier de demande de séjour

    * voir "cartes de stationnement"

    SERVICE ETRANGERS : PROLONGATION DE SEJOUR


    Renouvellement du titre de séjour – Demande tardive

    La demande de prolongation de séjour doit être introduite à l'administration communale AVANT l’expiration du titre de séjour en votre possession (30 à 45 jours avant l’échéance de la carte de séjour minimum).

    Toute demande introduite plus de 30 jours après l’expiration du titre de séjour sera considérée comme une DEMANDE TARDIVE et traitée comme une nouvelle demande d'autorisation de séjour sur base de circonstances exceptionnelles (article 9bis) qui nécessitera le paiement d’une redevance de 350€.

    new ! Renouvellement du titre de séjour ETUDIANT 2018-2019 new !

    La demande de prolongation de séjour étudiant 2018-2019 doit être obligatoirement introduite à l'administration communale au plus tard 15 jours AVANT l’expiration du titre de séjour en votre possession.

    Toute demande introduite après ce délai sera considérée comme une DEMANDE TARDIVE et traitée comme une nouvelle demande d’autorisation de séjour sur base de circonstances exceptionnelles (article 9bis) qui nécessitera le paiement d’une redevance de 350€.


    Volonté et efforts d’intégration dans la société belge

    Nouvelle condition générale de séjour à partir du 25/01/2017.

    Les efforts d’intégration dans la société belge d’une personne admise ou autorisée à séjourner plus de trois mois en Belgique seront désormais contrôlés par l’Office des Etrangers (SPF Intérieur).

    Nous vous recommandons vivement de consulter le site de l’Office des Etrangers pour une information complète sur cette nouvelle condition générale de séjour (www.dofi.fgov.be > Liens rapides > Volonté et efforts d’intégration dans la société belge).


    Documents à présenter lors de votre demande
    de prolongation de séjour
    Etudiants non-UE

    Carte de séjour
    Passeport
    inscription académique originale et définitive 2018-2019
    relevé de notes des examens 2017-2018
    bourse d'études ou prise en charge (annexe 32) ou Attestation budgétaire
    Formulaire standard avec liste des crédits obtenues new!
    Attestation de la mutuelle new!
    contrat de location + 5€ (uniquement si changement d’adresse)
    1 photo d’identité récente (moins de 6 mois !)

    24€
    Travailleurs non-UE Salarié

    Carte de séjour
    Passeport
    Permis de travail " B " ou Convention d'accueil ou Bourse de recherche post-doctorale
    Contrat de travail
    Attestation patronale (annexe 19bis)
    Fiches de salaires ou Attestation de non-émargement du CPAS
    contrat de location + 5€ (uniquement si changement d’adresse)
    1 photo d’identité récente (moins de 6 mois !)

    24€
    Travailleurs non-UE Indépendant

    Carte de séjour
    Passeport
    Carte professionnelle
    Preuves des revenus de la société
    Attestation de non-émargement du CPAS
    contrat de location + 5€ (uniquement si changement d'adresse)
    1 photo d’identité récente (moins de 6 mois !)

    24€
    Famille NON-UE (Regroupement familial)

    Carte de séjour
    Passeport
    Contrat de bail enregistré ou acte de propriété
    Attestation de la mutuelle
    Preuves des revenus du conjoint/parent
    Attestation de non-émargement du CPAS
    1 photo d'identité récente (moins de 6 mois !)

    24€

    SERVICE ETRANGERS : DEPART DE BELGIQUE


    Avant votre départ de Belgique, vous devez impérativement effectuer les démarches de mise à jour de votre dossier d'inscription auprès de l’administration communale et ainsi obtenir les attestations nécessaires pour voyager. Ces démarches peuvent être réalisées le jour même de votre départ ou jusqu’à 10 jours avant :

    • Vous quittez définitivement la Belgique : carte de séjour + 1 photo d’identité (uniquement si carte de séjour A ou B) + informations sur votre destination (sur simple déclaration).

    • Vous vous absentez temporairement de Belgique : carte de séjour en cours de validité pour la période d’absence (maximum 1 an d’absence) + informations sur votre motif et destination de voyage (sur simple déclaration ou document justificatif).

       


    BUREAU D'ENREGISTREMENT


    Le contrat de bail destiné au logement doit être déclaré (par le bailleur ou le locataire) au bureau d'enregistrement compétent

     Bureau d'enregistrement d'Ottignies Louvain-la-Neuve
     Adresse  Avenue Paul Delvaux 13 à 1340 Ottignies
     Tél.  0257/746.70 (de 9h à 12h)
     Fax  0257/978.17
     Mail  rzsj.divers.ottignies@minfin.fed.be
     informations  www.cadastre.be/Cadastre/Bureaux_de_l'enregistrement


    Les contrats de bail de l'UCL sont gérés directement par le Service des Logements de l’UCL (Rue de la Gare, 6 à 1348 Louvain-la-Neuve).

    https://uclouvain.be/fr/etudier/logement

    LEGALISATION DES DOCUMENTS ETRANGERS


    En fonction du pays où vous allez utiliser le document et du type de document, une légalisation ou une apostille peut être nécessaire.

    Pour plus d'informations, consulter le site du SPF Affaires Etrangères :

    https://diplomatie.belgium.be/fr/Services/Legalisation_de_documents/faq

    http://diplomatie.belgium.be/fr/Services/Legalisation_de_documents/Criteres_de_recherche

    PERMANENCE ADMINISTRATIVE pour les BELGES et
    Ressortissants étrangers inscrits au registre de la POPULATION


    Le service POPULATION situé au Cœur de Ville, 2 à 1340 Ottignies (010/43.61.30 – population@olln.be) s'occupe des citoyens Belges et gère les dossiers des ressortissants Etrangers inscrits au registre de la Population (carte C, D, E+ ou F+).

    Les PERMIS DE CONDUIRE sont uniquement possible à l’administration centrale sise au Cœur de Ville, 2 à 1340 Ottignies (010/43.61.40 – permisdeconduire@olln.be).

    L’antenne administrative de Louvain-la-Neuve vous permet d’effectuer les démarches suivantes :

    • CARTES D’IDENTITE pour adultes et mineurs à partir de 12 ans :

    Commande des cartes d’identité : 1 photo d’identité récente + carte d’identité + 20,80€. Délivrance des cartes d’identité : courrier codes PIN/PUK+ ancienne carte d’identité.

    • KIDS-ID (carte d’identité pour enfants de moins de 12ans) :

    Commande des Kids-ID : 1 photo d’identité récente + enfant accompagné d’un parent + 10,10€ + ancienne kids-ID.
    Délivrance des Kids-ID : courrier codes PIN/PUK + ancienne kids-ID.

    • CARTES DE SEJOUR pour adultes et mineurs à partir de 12 ans :

    Commande des cartes de séjour : 1 photo d’identité récente + carte de séjour + 20,80€ ou 24€.
    Délivrance des cartes de séjour : courrier codes PIN/PUK+ ancienne carte de séjour.

    • CERTIFICAT D’IDENTITE pour Enfants étrangers de moins de 12 ans :

    Commande du certificat d’identité : 1 photo d’identité récente + carte de séjour + enfant accompagné d’un parent + 10€.
    Délivrance du certificat d’identité : ancienne carte de séjour.

    • PASSEPORTS :

    Commande du passeport : carte d’identité + 1 photo d’identité couleur récente avec " expression neutre/pas de sourire " + ancien passeport + 79€/adulte ou 39€/mineur.
    Pour la demande d’un passeport pour mineur, la présence d’un parent ou tuteur avec l’enfant est nécessaire.
    Délivrance du passeport : carte d’identité + attestation de commande du passeport.

    • Domiciliation et changement d’ADRESSE dans la Ville :

    5€ + contrat de location + carte d’identité + certificat d’immatriculation des véhicules.

    • Délivrance de documents administratifs : certificat de résidence, composition de ménage, certificat de vie, certificat de nationalité.

    Vous pouvez également imprimer vous-même vos certificats électroniques au moyen de votre e-ID et de votre code PIN via l'application MON DOSSIER sur le site http://www.ibz.rrn.fgov.be/fr/registre-national/mon-dossier/

    • Commande et délivrance de CASIER JUDICIAIRE.

      Prévoir un délai de traitement pour les casiers judiciaires destinés à un usage à l'étranger ou auprès d'une ambassade

    • Légalisation de signature : carte d’identité du signataire + 3€/légalisation.

      Uniquement pour les résidents domiciliés de la Ville.

    • Copie certifiée conforme : les documents originaux + les copies + carte d’identité + 3€/copie.

    • Autorisation de voyage / parentale : carte d’identité du signataire + 3€.

    Si nécessaire, un formulaire type est disponible dans nos services.

    • Dépôt des certificats de vaccination.

    •  PRISE EN CHARGE pour tourisme (annexe 3bis) : carte d’identité du garant + 3 dernières fiches de salaires + Avertissement Extrait de Rôle (A.E.R.) + lettre d’invitation (facultatif) + 15€.

    Prévoir un délai de traitement du dossier si la demande de visa C n’est pas introduite dans un poste diplomatique belge.

    Pour plus d’informations, consulter le site de l’Office des Etrangers (onglet " Court séjour en Belgique " > Engagement de prise en charge annexe 3bis) : https://dofi.ibz.be/sites/dvzoe/FR/Pages/home.aspx

    • PRISE EN CHARGE pour étudiant (annexe 32) : carte d’identité du garant + 3 dernières fiches de salaires + Avertissement Extrait de Rôle (A.E.R.) + 15€.
    Montants mensuels nécessaires pour 2018-2019



    Pour le garant
    1190,27 €
    Pour l'étudiant
    654 €
    Par personne à charge supplémentaire
    150 €
    Total
    1844,27 €

    Pour plus d'informations, consulter le site de l’Office des Etrangers (onglet " Etudier en Belgique " > Engagement de prise en charge annexe 32) : https://dofi.ibz.be/sites/dvzoe/FR/Pages/home.aspx


    Délivrance des permis de travail : carte de séjour + 1 photo du travailleur + ancien permis de travail + 3€.

    • Renseignements divers d'ordre administratif et extraits du registre de population.

    CARTES DE STATIONNEMENT


    Le service STATIONNEMENT (010/43.60.70 – parking@olln.be ) s'occupe du contrôle et de la gestion de la zone bleue à Ottignies et Louvain-la-Neuve.

    L’antenne administrative de Louvain-la-Neuve vous permet d’effectuer les démarches suivantes :

    • Délivrance de Carte de riverain : carte d’identité + certificat d’immatriculation du véhicule + attestation de l’employeur si véhicule de société ou lettre du parent (jusqu’au 2ème degré).
      2 cartes de riverains gratuites par ménage – Duplicata = 10€

    • Délivrance de Carte de Courtoisie ou de Visiteurs : 40€/le lot de 10 cartes.

    • Paiement de redevance.

    Liens vers d'autres sites



    Nous contacterGaleries photosVie privéeNotes légalesPlan du siteNewsAgendaAnnuaireDocumentsVos réactionsCrédits
    FR NL EN DE ES
    fermer
    Nous contacter

    Les services administratifs


    Téléphone +32 (0) 10 43 60 00 Fax +32 (0) 10 43 61 09
    Espace du Coeur de Ville, 2
    1340 Ottignies-Louvain-la-Neuve

    Les horaires

    Les services Population et Etat civil sont accessibles
    Le service Urbanisme
    • Lundi de 12h30 à 19h
    • Du mardi au vendredi de 8h30 à 12h30
    • Le samedi matin (UNIQUEMENT pour la consultation des dossiers soumis à enquête publique ou à annonce de projet, et moyennant prise de rendez-vous préalable au moins 24h à l’avance).
      + d'infos >>
    Autres services
    Les jours de fermeture 2018


    Les échevins

    Les conseillers

    Les services