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Politique de confidentialité, protection de la vie privée et des données à caractère personnel

Site internet de la Ville d'Ottignies-Louvain-la-Neuve ainsi que de l'ensemble des sous-domaines et url directs associés

Votre vie privée et la protection de vos données personnelles sont importantes aux yeux de la Ville d'Ottignies-Louvain-la-Neuve (ci-après dénommée Ville d'OLLN) qui met tout en œuvre pour les respecter.

Conformément au Règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, soit le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), et la Loi relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel, la Ville d'OLLN vous invite à prendre connaissance de sa politique de protection de la vie privée et des données à caractère personnel.

La présente politique définit et vous informe de la manière dont la Ville d'OLLN utilise et protège les informations que vous lui transmettez lorsque vous utilisez le présent site internet ainsi que de l'ensemble des sous-domaines et url directs associés.

Veuillez noter que cette politique est susceptible d’être modifiée ou complétée par la Ville d'OLLN, notamment en vue de se conformer à toute évolution législative, réglementaire, jurisprudentielle ou technologique en matière de protection des données personnelles. Dans un tel cas, ces modifications engagent l’usager dès leur mise en ligne. Il convient par conséquent que vous consultiez régulièrement la présente politique de confidentialité afin de prendre connaissance de ces éventuelles modifications.

1. Identité du responsable du traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre de l’utilisation du site internet de la Ville d'OLLN

Dans le cadre de son activité, la Ville d'OLLN, inscrite à la banque Carrefour des Entreprises sous le numéro BE0216689981 et ayant son siège à 1340 Ottingnies, Avenue des Combattants, n°35, est amenée à effectuer un traitement de données personnelles pouvant vous concerner.

La Ville d'OLLN est dès lors un « responsable de traitement » au sens du Règlement général sur la protection des données (RGPD).

2. Déclaration générale de la Ville d'OLLN en matière de respect de la vie privée et de protection des données à caractère personnel

La Ville d'OLLN traite vos données personnelles en conformité avec les lois applicables en matière de protection des données à caractère personnel et de protection de la vie privée, en ce compris le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et la Loi relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

Respecter et protéger vos données personnelles, c’est-à-dire les informations qui vous identifient ou se rapportent à vous, constitue une priorité pour la Ville d'OLLN.

La Ville d'OLLN a également pour volonté de vous informer pleinement et de manière transparente sur la manière dont sont gérées vos informations ou données personnelles.

3. Fondements de l’utilisation de vos données à caractère personnel par la Ville d'OLLN

La Ville d'OLLN veille à traiter vos données personnelles pour exécuter au mieux ses obligations légales, ses engagements contractuels, vos demandes de service, la sauvegarde d’intérêts vitaux de personnes ou la poursuite d'intérêts légitimes, ainsi que ses missions d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont elle est investie.

Dans certains cas, le traitement de vos données personnelles par la Ville d'OLLN est effectué uniquement sur base de votre consentement.

En fournissant vos informations personnelles par le biais du site internet de la Ville d'OLLN, vous acceptez expressément qu’elles soient traitées par la Ville d'OLLN aux fins pour lesquelles vous les communiquez et dans celles qui vous sont annoncées par le biais d’une procédure spécifique ou dans la présente politique.

Vous pouvez cependant à tout moment et librement retirer votre consentement sur l'utilisation de vos données personnelles non-indispensables à la bonne utilisation du service fourni par ce site internet en écrivant à l’adresse e-mail ZHBvQG9sbG4uYmU= pour le retrait de données que vous nous auriez communiqué par le biais des formulaires présents sur le site.

4. Type de données à caractère personnel traitées par la Ville d'OLLN

D’une manière générale, il vous est possible de visiter le site de la Ville d'OLLN sans communiquer aucune information personnelle vous concernant. En toute hypothèse, vous n’êtes en aucune manière obligé de transmettre ces informations à la Ville d'OLLN si vous consultez uniquement son site internet.

Cependant, il se peut que vous ne puissiez pas bénéficier de certaines informations, fonctionnalités ou services offerts par la Ville d'OLLN par le biais de son site internet dans le cas où vous choisiriez de ne pas transmettre certaines données personnelles spécifiques vous concernant et requis par nos applications ou par nos formulaires.

Ainsi, par exemple :

  • aux fins de demandes en ligne ou pour vous créer un compte d’utilisateur sur le site de la Ville d'OLLN, la Ville d'OLLN peut être amenée à vous demander de renseigner et/ou collecter, ainsi qu’à traiter les données personnelles suivantes : votre nom, votre prénom, votre civilité, votre adresse électronique, votre mot de passe, votre numéro de téléphone, votre numéro de fax, votre adresse IP, votre adresse postale, votre avatar, votre pseudo ou identifiant, votre site internet, votre activité, vos données de connexions, votre entreprise ou fonction, votre numéro d'entreprise, votre niveau d'étude, votre sexe, votre biographie, les produits proposés et certaines références bancaires ;
  • aux fins d'information et d'assistance, les courriels stockés dans les boîtes fonctionnelles auxquelles les questions sont adressées peuvent contenir, outre l'adresse électronique de l'expéditeur, les nom et prénom de celui-ci, et l’adresse email ;
  • etc.

Les informations détaillées concernant chaque type de traitement de données à caractère personnel pour lequel la Ville d'OLLN est responsable du traitement sont communiquées à l’occasion des démarches concernées.

En toute circonstance, la Ville d'OLLN s’engage à ne collecter que le minimum de données strictement nécessaires au bon fonctionnement du service fourni ou lié à son site internet. Lorsque cela est possible, le caractère obligatoire ou facultatif des données collectées vous est signalé au moment de leur saisie par une mention "obligatoire" (ou tout autre indicateur visuel approprié comme un astérisque ou un élément en gras) ou "facultatif".

5. Buts et finalités de l’utilisation des données à caractère personnel par la Ville d'OLLN

La Ville d'OLLN est susceptible de procéder au recueil et au traitement de vos données personnelles dans les buts suivants :

  • aux fins de vous fournir les informations ou les services que vous avez sollicités (en ce compris l'inscription aux newsletters et au système d'alerte sms) ;
  • aux fins de vous permettre de fournir les informations requises pour vos démarches administratives et demandes de document via l'e-guichet ;
  • aux fins de vous permettre de faire une demande via un formulaire ;
  • aux fins de traiter votre candidature ;
  • aux fins de recueillir des informations nous permettant d’améliorer le site de la Ville d'OLLN et ses services en ligne (notamment par le biais de cookies) ;
  • aux fins de vous permettre de sauvegarder vos données et préférences afin de rendre plus facile et agréable votre utilisation du site internet via votre profil utilisateur / votre compte et afin de vous éviter de devoir fournir plusieurs fois à la Ville des données personnelles déjà communiquées lors d’une précédente procédure ;
  • aux fins de pouvoir vous contacter à propos de différents événements relatifs à la Ville d'OLLN ;
  • aux fins d’archivage ;
  • aux fins de réaliser des statistiques anonymes concernant divers phénomènes, en ce compris l’utilisation du site internet de la Ville d'OLLN.

En toute circonstance, la Ville d'OLLN s’engage à ne collecter et traiter vos données personnelles recueillies sur le site internet de la Ville d'OLLN que dans la mesure où cela est strictement nécessaire pour l’accomplissement d’une des finalités énoncées dans la présente politique. En principe, vos données personnelles ne seront jamais utilisées dans un autre cadre que celui annoncé.

Dans l’hypothèse où la Ville d'OLLN souhaiterait procéder à un traitement de vos données à caractère personnel pour une finalité qui n’est pas prévue dans la présente déclaration, contact sera pris avec vous par le biais de l’adresse e-mail que vous nous aurez communiquée afin de vous informer de ce nouveau traitement et de sa finalité, ainsi que de votre possibilité éventuelle de refuser ce traitement.

6. Destinataires et transferts ou partages potentiels de données à caractère personnel par la Ville d'OLLN

En principe, seule la Ville d'OLLN est destinataire des données personnelles que vous lui communiquez via son site internet. Vos données personnelles, que ce soit sous forme individuelle ou groupée, ne sont jamais transmises à un tiers, à l’exception des cas énoncés ci-dessous.

La Ville d'OLLN peut partager vos données personnelles avec des autorités publiques et leurs représentants ou conseillers si elle juge que cela est nécessaire ou approprié au regard de ses missions ou intérêts légitimes.

La Ville d'OLLN peut également communiquer vos données personnelles à des tiers si la loi l’y oblige ou si la Ville d'OLLN estime de bonne foi qu’une telle divulgation est raisonnablement nécessaire pour se conformer à une procédure légale, pour répondre aux demandes des autorités publiques, pour les besoins d’une procédure judiciaire ou encore pour protéger ses droits, ses biens ou sa sécurité personnelle.

La Ville d'OLLN peut enfin transférer vos données à des tiers, sous-traitants personnes physiques ou morales, si cette communication est nécessaire pour des raisons techniques (par exemple service d’hébergement par un tiers). Dans ce cas, ces tiers ont uniquement accès aux données personnelles strictement nécessaires pour leurs tâches.

Ainsi, la Ville d'OLLN recourt à des sous-traitants responsables dans les cas suivants :

  • pour la personnalisation de l'accès au système ;
  • pour les demandes adressées au service d'aide ;
  • pour la maintenance et le support de l'application et de l’infrastructure qui l’héberge ;
  • pour l’enregistrement et l’hébergement des données ;
  • pour les boîtes aux lettres électroniques de premier niveau du service d'aide des services concernés de l’administration communale.

Aucune donnée à caractère personnel n'est transmise à des tiers ne faisant pas partie des destinataires mentionnés ou ne relevant pas du cadre juridique indiqué, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d'une mission de contrôle ou d'inspection en application du droit belge.

Dans tous les cas, la Ville d'OLLN veille à ce que vos données personnelles restent protégées malgré ce transfert de données. En effet, la Ville d'OLLN s’assure de la mise en œuvre par les destinataires de garanties adéquates et de leur respect de conditions strictes en matière de confidentialité, d’usage et de protection des données.

En principe, la Ville d'OLLN ne fournit vos données personnelles qu’aux personnes physiques ou morales qui se trouvent dans un pays offrant un niveau de protection des données à caractère personnel au moins équivalent à celui dont vous bénéficiez en Belgique. Si la Ville d'OLLN souhaite écarter ce principe, elle vous en informera et vous demandera votre autorisation.

En toute circonstance, ni la Ville d'OLLN, ni un quelconque de ses sous-traitants, responsables conjoints du traitement ou destinataires, ne procèdent à la commercialisation ou à l’utilisation à des fins de marketing direct de vos données personnelles.

7. Confidentialité et dispositifs de sécurité mis en œuvre par la Ville d'OLLN pour éviter les abus, failles et accès non autorisés à des données à caractère personnel

La Ville d'OLLN prend les mesures techniques, physiques, légales et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles. Dans ce but, elle met en place un certain nombre de procédures matérielles, électroniques et administratives, qu'elle réévalue et actualise régulièrement, afin de protéger vos données contre tout accès non autorisé, d’en assurer la confidentialité et la sécurité, et afin de garantir l’utilisation correcte des informations recueillies en vue de réaliser le traitement concerné.

Ce qui précède implique notamment que seul le personnel désigné par la Ville d'OLLN peut accéder à vos données, et ce uniquement au moyen de leur identifiant et mot de passe personnel. Le personnel de la Ville d'OLLN qui a accès à des informations permettant d'identifier des personnes est en outre tenu de protéger ces informations conformément à la politique de la Ville dOLLN en matière de protection de la vie privée et des données à caractère personnel. Ainsi, les personnes en contact avec vos données doivent notamment adhérer à une Charte d’utilisation des moyens numériques d’accès et de traitement de l’information, et s’engager s’abstenir d'utiliser des informations personnelles à des fins autres que la prestation des services qu'elles sont censées assurer.

Dans le même ordre d’idées, la Ville d'OLLN s’assure que les sous-traitants éventuels auxquels elle fait appel offrent à la protection de vos données personnelles des garanties équivalentes à celles énoncées dans la présente déclaration. Chaque sous-traitant extérieur signe un contrat avec la Ville d'OLLN en vertu duquel il est légalement tenu de respecter la législation applicable en matière de protection et de traitement des données à caractère personnel.

8. Durée de conservation des données à caractère personnel et suppression de ces données par la Ville d'OLLN

Vos données personnelles collectées sont conservées pour une durée limitée en fonction de la finalité du leur traitement et uniquement pour la durée nécessaire à ce traitement ou pour la durée prévue par la législation applicable. Passé ce délai, elles sont définitivement supprimées ou archivées aux Archives de la Ville dans un but historique.

Ces délais s’appliquent sous réserve de dispositions légales particulières prévoyant une durée de conservation plus courte ou plus longue.

9. Droits des personnes concernées par le traitement de leurs données à caractère personnel par la Ville d'OLLN

Toutes les demandes d’information ou recours éventuels concernant l’utilisation de données personnelles par la Ville d'OLLN doivent être adressés à son Data Protection Officer (DPO).

La Ville d'OLLN s’engage à répondre à vos demandes dans les meilleurs délais. Toutefois, la Ville d'OLLN vous informe qu’elle sera en droit, le cas échéant, de s’opposer aux demandes manifestement abusives (de par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique).

Afin de préserver la confidentialité et la sécurité de vos données à caractère personnel, toute demande concernant la mise en œuvre de vos droits doit comporter, à l’attention de notre DPO, une copie de votre titre d’identité (carte d’identité ou passeport) en cours de validité sur lequel sera apposée votre signature. Cette copie vous sera retournée avec votre demande et les informations désirées ou la prise en compte de votre demande. L’absence de tel justificatif interdira le traitement de votre demande en raison de l’absence de garantie suffisante pour certifier l’identité du titulaire des droits concernés.

Ainsi, les droits suivants vous sont garantis conformément à la réglementation en matière de protection des données :

  • le droit à l’information et à la transparence à la fois spontanée et à la demande ;
  • le droit de consultation ou droit d’accès ;
  • le droit de rectification ou de correction ;
  • le droit à l’oubli et à l’effacement des données ;
  • le droit au libre consentement et au retrait du consentement donné ;
  • le droit d’opposition général et/ou à la prospection ou au marketing direct ;
  • le droit à la limitation du traitement ;
  • le droit au transfert ou à la portabilité des données ;
  • le droit de ne pas faire l’objet d’une décision automatisée ;
  • le droit de vous voir notifier les failles de sécurités qui vous concernent le cas échéant.

Vous avez évidemment également le droit de déposer une réclamation ou d’introduire un recours auprès de l’Autorité de contrôle et de protection des données ou de saisir le DPO de la Ville d'OLLN si vous pensez que le traitement de vos données personnelles viole les dispositions de la présente déclaration ou la réglementation en vigueur.

10. Responsabilités en matière de données à caractère personnel

L’exactitude des données transmises est de la responsabilité de l’utilisateur du site internet et des différents services en ligne offerts par le(s) site(s) internet de la Ville d'OLLN.

L’usager est seul responsable de l’utilisation de son compte. Toute connexion, demande ou transmission de données effectuée à partir de ce dernier est réputée l’avoir été par l’usager et sous son entière responsabilité.

En cas de perte, de vol ou de détournement de son identifiant, le demandeur s’engage à en avertir sans délai la Ville d'OLLN.

La Ville d'OLLN ne peut être tenue responsable de tout dommage issu d'une interruption, d'un dysfonctionnement quel qu'il soit, d'une suspension ou de la cessation de services en ligne pour quelque raison que ce soit ou de tout dommage matériel ou immatériel qui résulterait de la connexion.

L’utilisation de services en ligne implique l'acceptation des caractéristiques et des limites du réseau Internet, notamment en ce qui concerne les performances techniques, les temps de réponse pour consulter, interroger ou transférer des informations, les risques liés à la connexion et, l'absence de protection de certaines données contre des détournements éventuels et les risques de contamination par des éventuels virus circulant sur le réseau. La Ville d'OLLN ne pourra être tenue pour responsable notamment des dysfonctionnements pouvant affecter le réseau Internet, pour tout problème de configuration ou lié à un navigateur donné.

La Ville d'OLLN ne garantit pas que les services en ligne fonctionnent sans interruption. La responsabilité la Ville d'OLLN ne saurait être recherchée si, en cas de force majeure ou d'événements indépendants de sa volonté, elle était amenée à suspendre les services en ligne, à les écourter ou en modifier les conditions d’utilisation. La Ville d'OLLN décline toute responsabilité pour le cas où les services en ligne seraient indisponibles, ou en cas de dysfonctionnement des dispositifs qui ne leur seraient pas imputables ou pour le cas où les informations fournies par des demandeurs venaient à être détruites pour une raison qui ne leur seraient pas imputables.

La Ville d'OLLN ne saurait être tenue responsable de tout dommage, matériel ou immatériel, causé aux internautes, à leurs équipements informatiques et aux données qui y sont stockées, ou de toutes conséquences directes ou indirectes pouvant en découler.

11. Contact(s)

Coordonnées du DPO :
Madame Maryse ROUCOU
DPO de la Ville d'Ottignies-Louvain-la-Neuve
Avenue des combattants, 35, 1340 Ottignies. Belgique.
ZHBvQG9sbG4uYmU=

Autorité de protection des données (ancienne Commission Vie privée) : ADP
Rue de la presse, 35, 1000 Bruxelles. Belgique.
+32 (0)2 274 48 00
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https://www.autoriteprotectiondonnees.be/
 

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