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Notre Ville engage pour son service Finances

Notre Ville engage, pour entrée immédiate, un/une

Responsable du service Dépenses et Marchés publics au sein du service Finances

Contrat à durée indéterminée – Temps plein (38 h/sem)

Missions

Le Service Finances a pour mission de garantir la légalité des actions économiques et financières entreprises par l’administration ainsi que de conseiller en ces matières. Il est chargé de tenir la comptabilité budgétaire et générale de la ville, du suivi des recettes et des dépenses, de la gestion de la dette et de la trésorerie.

Il est composé de deux (sous-)services, le service Dépenses et Marchés Publics et le service Recettes. Le service Dépenses et Marchés Publics tient la comptabilité budgétaire et générale de la Ville, ainsi que le suivi des dépenses et de la trésorerie. Il contrôle également l’octroi des subsides. Outre l’encadrement de l’équipe en charge de ces tâches, le Repsonsable du service assure une mission transversale d’appui de l’ensemble des services de la Ville en matière de marchés publics.

Activités spécifiques

  • Gérer de A à Z les procédures relatives à la passation de marchés publics
  • choix de la procédure adéquate ;
  • traitement des demandes : compréhension des besoins techniques et administratifs des demandeurs ;
  • participation aux réunions ;
  • réalisation des cahiers spéciaux des charges au niveau administratif et support pour les clauses techniques ;
  • publicité et information ;
  • constitution des dossiers à l’attention de la tutelle, du Collège communal et du Conseil communal;
  • demande de prix : contact avec les fournisseurs, négociation des prix ;
  • analyse de la sélection des soumissionnaires, analyse des offres, choix de l’attributaire, motivations en fait et en droit ;
  • établissement des bons de commande.
  • Assurer la gestion administrative de dossiers
  • gestion des communications externes du service (courriers, courriels, …) ;
  • gestion du courrier tant en interne qu’en externe ;
  • rédaction de courrier ;
  • suivi/relance des intervenants d’un dossier pour assurer la réception des données dans les délais fixés ;
  • vérification des droits d’accès dans le cadre des procédures de marchés publics.
  • Intervenir en appui du service Dépenses:
  • Analyse des demandes de bon de commande provenant des services techniques
  • Encodage des factures dans le logiciel « recomatics » ;
  • Création d’engagement comptable à l’extra ;
  • Imputation d’engagement incluant l’inscription au patrimoine de la Ville et création de mandat pour passage au CBE ;
  • Suivi avec les services techniques pour traiter des litiges concernant les factures à payer ;
  • Réalisation de justificatifs au compte en soutien au Directeur financier (Listing des adjudicataires, …)
  • Assister le Directeur financier dans ses missions
  • répartition pour le service Finances du courrier entrant (Application Maarch).
  • missions ponctuelles en soutien au Directeur financier ou au service Finances – Dépenses.
  • participation à l’établissement du compte annuel, du budget annuel et de l’audit financier interne

 

Activités générales

  • Superviser et gérer le service Dépenses
  • Organiser l’activité au sein du service en fonction des compétences individuelles, des priorités, des temps de prestation et présences
  • Valider les différentes productions du service
  • Elaborer des procédures de travail, les faire évoluer
  • Veiller à l’application des procédures, des règles de déontologie et d’éthique professionnelle
  • Organiser son activité et rendre compte à sa hiérarchie de l’avancement du travail, des problèmes rencontrés et des solutions apportées
  • Informer les membres de l’équipe à propos des matières gérées au sein du service, et contribuer au développement de leurs compétences (accompagnement, envoi en formation, …)
  • Assurer le développement de ses connaissances et compétences dans les matières gérées au sein du service ainsi qu’en gestion des ressources humaines
  • Participer à la sélection des nouveaux collaborateurs avec les RH, organiser et superviser leur intégration dans le service
  • Réaliser les évaluations des collaborateurs directs, leur fixer des objectifs
  • Assurer l’interface entre le service et les différents interlocuteurs internes et externes
  • Informer à propos de la Ville, de ses structures et missions, des législations et réglementations, des procédures…
  • Représenter la Ville à des colloques, séminaires, comités…
  • Organiser et animer des réunions de service, d’équipe, de travail, …
  • Superviser l’alimentation et l’évolution du site Intra/Internet
  • Assurer la gestion du budget du service en collaboration avec la direction des finances
  • Etablir des tableaux de bord de suivi de l’activité du service
  • Elaborer la partie du bilan annuel relative à son service
  • Rédiger des rapports, notes, courriers …et réaliser des outils/supports didactiques
  • Participer à l’élaboration et aux modifications du budget annuel
  • Etablir les orientations stratégiques du service en lien avec le plan stratégique transversal
  • Contribuer à la prévention des risques psycho-sociaux des collaborateurs

 

Conditions d’accès

  • Disposer d’un Master/Licence à orientation économique ou juridique
  • ou, à défaut de l’orientation requise, disposer d’un master/licence et justifier d’une expérience probante en lien avec la fonction à pourvoir.
  • Justifier d’une première expérience en gestion d’équipe.

 

Connaissances et compétences requises

  • Connaissance de la comptabilité générale et budgétaire
  • Faire preuve de précision, de rigueur et de fiabilité
  • Posséder une aisance dans la manipulation de données chiffrées et d’un esprit logique est indispensable
  • Grande rigueur dans le cadre du suivi des normes et de la réglementation
  • Bonne expression orale et écrite, bonne orthographe
  • Maîtrise de la bureautique usuelle (Windows, Word, Excel, Outlook…) et capacité à s’approprier les outils spécifiques (Plonemeeting, logiciel comptable (acropole), 3P…)
  • Bonne connaissance des modes de fonctionnement d’organes divers tels que Région, Villes et communes
  • Intégrer l’information – Etablir des liens entre diverses données et juger d’un œil critique l’information.
  • Résoudre des problèmes - Traiter et résoudre les problèmes de manière autonome, chercher des alternatives et mettre en œuvre les solutions.
  • Motiver les collaborateurs : Reconnaitre les qualités des collaborateurs, les stimuler à prendre des initiatives en leur donnant des responsabilités et en adaptant son propre style de leadership.
  • Travailler en équipe : Créer et améliorer l’esprit d’équipe en partageant ses avis et ses idées et en contribuant à la résolution des conflits entre collègues.
  • Agir de manière orientée service : Agir de manière transparente, intègre et objective, entretenir des contacts constructifs, transmettre et partager ses connaissances, ses idées et ses méthodes de travail.
  • Faire preuve de fiabilité : Agir de manière intègre, conformément aux attentes de l’organisation, respecter la confidentialité et les engagements et éviter toute forme de partialité.
  • S’auto-développer - Gérer son développement, remettre en question de façon critique son propre fonctionnement et s’enrichir de nouvelles idées, approches, compétences et connaissances en lien avec les missions du service et l’exercice de sa fonction.
  • Atteindre les objectifs : S’impliquer, générer des résultats et assumer la responsabilité et la qualité de son action.

 

Offre

  • Engagement sous contrat à durée indéterminée à temps plein.
  • Entrée en service rapide après réussite des épreuves de sélection.
  • Rémunération liée à l’expérience, valorisable à concurrence de six années au maximum, hors service public.
  • Rémunération mensuelle brute de base selon l’échelle A1 : ± 3.630 € avec 6 années d’ancienneté et titres repas (4,00 € dont 2,80 € de part patronale).
  • 26 jours de vacances annuelles et jours fériés complémentaires (27 septembre, 2 et 15 novembre, 26 décembre, ...).
  • Prise en charge totale des frais de transports en commun, intervention dans les frais de déplacement en vélo.
  • Possibilité de souscrire à une assurance hospitalisation à prix attractif.
  • Possibilité de suivre des formations en lien avec la fonction.
  • Horaire flexible.


Candidature

Votre dossier de candidature, mentionnant la référence 2021-031-Fin doit être adressé au Collège communal d’Ottignies-Louvain-la-Neuve, par mail à l’adresse c2VsZWN0aW9uQG9sbG4uYmU= ou par voie postale : avenue des Combattants, 35 à 1340 Ottignies pour le 15 aout 2021 au plus tard, cachet de la poste faisant foi.

Attention : La lecture du CV doit permettre de pouvoir évaluer sans équivoque que les critères de diplôme et de conditions d’accès sont correctement remplis.

Pour être pris en considération votre dossier de candidature doit comporter :

  • Une lettre exprimant vos motivations avec la mention 2021-031-Fin.
  • Un curriculum vitae suffisamment détaillé pour permettre d’apprécier les conditions d’accès requises.
  • Une copie de votre diplôme donnant accès à cette fonction

Une épreuve de sélection sera organisée dès clôture de la réception des candidatures.

 

Renseignements complémentaires

Tout renseignement complémentaire peut être demandé au Service RH-Personnel de la Ville, Espace du Cœur de Ville, 2 – 1340 Ottignies – Tél. 010/43.60.80. ou par courrier électronique à l’adresse c2VsZWN0aW9uQG9sbG4uYmU=

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